"Pemusnahan arsip bertujuan pengurangan jumlah arsip secara fisik agar efektif dan efisien, juga merupakan kegiatan pengamanan dan penyelamatan arsip secara fisik maupun informasi di dalamnya dari potensi penyalahgunaan," kata Kepala BBPOM Pekanbaru, Muhammad Kashuri dalam keterangannya di Pekanbaru, Sabtu.
Menurut Kashuri, pemusnahan arsip kantor merupakan salah satu tahapan dalam pengelolaan arsip yang baik sedangkan pemusnahan itu dilakukan sesuai prosedur pemusnahan yakni dengan cara dicacah.
"Setelah dimusnahkan, maka pemusnahan dibuat berita acara pemusnahan dan daftar arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut," katanya.
Sedangkan prosedur pemusnahan arsip, meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip, pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip.
Untuk penyeleksian/pemeriksaan ini, dilakukan dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan daftar arsip musnah.
"Daftar arsip musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan, dan panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 sepuluh tahun," katanya.
Panitia ini dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi, kantor atau lembaga dan khususnya di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip keuangan.
Selain itu persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian.
Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, pada beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan, tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip.
