Riau musnahkan 4.332 berkas arsip

Pekanbaru (ANTARA) - Pemerintah Provinsi Riau memusnahkan 4.332 berkas arsip retensi yang berusia di bawah 10 tahun dan di atas 10 tahun yang berasal dari berbagai organisasi perangkat daerah (OPD).

"Pemusnahan berkas arsip ini merupakan salah satu bentuk kegiatan yang berkaitan dengan gerakan Riau sadar tertib arsip yang telah dicanangkan oleh Pemprov Riau beberapa tahun lalu," kata Asisten III Sekretariat Daerah Provinsi Riau, Elly Wardhani di Ruang Bedah Buku Perpustakaan Soeman HS, Rabu (6/11).

Kata Elly, berkas yang dimusnahkan berasal dari Dinas Perhubungan Provinsi Riau, Dinas Pangan, Tanaman Pangan dan Hortikultura Provinsi Riau, Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UKM Provinsi Riau, Dinas Pendidikan, Dinas Pekerjaan Umum, Penataan Ruang, Perumahan, Kawasan Permukiman dan Pertanahan Provinsi Riau.

Selain itu, berkas juga berasal dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Riau, Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Riau, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau, Sekretariat DPRD Riau, dan RSUD Arifin Achmad.

Pada kegiatan pemusnahan arsip tersebut, Elly Wardhani didampingi oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau, Mimi Yuliani.

"Arsip yang dimusnahkan tersebut telah dinilai dan diverifikasi oleh Dispersip Provinsi Riau. Pemusnahan arsip sesuai Keputusan Gubernur Riau nomor 825/IX/2018 tentang jadwal retensi arsip fasilitatif keuangan, kepegawaian ASN dan pejabat negara pemerintah di lingkungan Pemprov Riau," katanya.

Ia menjelaskan bahwa penyusutan dan pengurangan jumlah arsip perlu dilakukan, guna menghindari penumpukan arsip yang akan berdampak terhadap penambahan biaya anggaran untuk pemenuhan sarana dan prasarana kearsipan.

Selain kegiatan pemusnahan juga digelar penyerahan arsip statis dari organisasi perangkat daerah di lingkungan Pemprov Riau kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Dispersip Provinsi Riau.

Kepala Dispersip Provinsi Riau Mimi Yuliani menyebutkan kini pihaknya telah menerima sebanyak 905 berkas arsip statis yang berasal dari 19 OPD di lingkungan Pemprov Riau.

"Masih ada beberapa OPD lain yang belum menyerahkan arsip statis mereka pada tahun 2024. Masih ada sisa waktu 2 bulan lagi, untuk itu kami berharap OPD tersebut segera menyerahkan arsip statis mereka ke LKD," kata Mimi.

Pemusnahan arsip pemerintah bisa dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan tercacah, penggunaan bahan kimia (pulping) dan cara lain yang memenuhi kriteria musnah secara total sehingga tidak dikenali fisik dan isinya.